正しいバーチャルオフィスの選び方とは？入会後に後悔しない為の方法

正しいバーチャルオフィスの選び方とは？入会後に後悔しない為の方法

～前置き～

「思い切って独立をして起業する！」こう意気込んで新しく事業を起こすときにはとてつもないパワーが必要だと思います。起業する前も後も想定外のハプニングが頻繁に起こることは覚悟しておかなければなりません。石橋を叩きながら一歩一歩着実に前に進んでいきましょう。

近年インターネット環境の発展などにより法人だけでなく個人でも大きなビジネスチャンスをつかむことを可能にしました。それにより、年々起業する人が増えていっております。

起業後に利用されるようになってきたサービスの１つがバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスのメリットとデメリットを知り、後で後悔をしないように正しい選び方を前もって知っておきましょう！

～バーチャルオフィスについて～

事務所を賃貸する場合、敷金・礼金などのイニシャルコストや月々支払う家賃や光熱費などのランニングコストがかかり、起業時には大きな負担になってしまいます。自宅などで仕事ができるビジネスであれば、わざわざ事務所を賃貸する必要はありません。

とはいえ、ビジネスをしていく上で拠点とする住所はとても重要です。自宅よりも都心や各主要都市の一等地で拠点の住所を構えるほうがメリットがあります。得意先や顧客が名刺やホームページなどのweb上で住所を確認した時に、大企業の本社があるような都心のオフィス街の住所が書かれていたら、安心感を与え、信頼度も上がり、ブランドイメージをアップさせることができます。

「事務所を賃貸したくない、でも自宅の住所を名刺やweb上で晒したくない」こういった場合などに役立つサービスがバーチャルオフィスであり、住所を貸してくれるサービスのことです。

住所貸しのほかにも、その住所で登記することができたり、より良いバーチャルオフィスを選べば、ビジネスに必要なサービスもいろいろと受けることができます。

「バーチャルオフィスならどこでもいい」はNG
バーチャルオフィスの選び方で失敗した事例
バーチャルオフィスの選択ミスを防ぐためにやるべきこと
しっかりバーチャルオフィスを選んで後悔を防ごう
おすすめのバーチャルオフィス
正しいバーチャルオフィスの選び方とは？入会後に後悔しない為の方法　～まとめ～

「バーチャルオフィスならどこでもいい」はNG

「住所を手に入れられるならバーチャルオフィスならどこでもいい！」というわけにはいきません。早く事業を安定して進めていきたいからと、決して焦ってしまってはなりません。

どこのバーチャルオフィスにもメリットとデメリットはあり、それらを見抜けなければ後で不満を抱いてしまうことになるからです。バーチャルオフィス利用開始後も満足していられるためには、自分のビジネスにとって何が必要なのかを前もって分析しておきましょう。

バーチャルオフィスのサービスには下記のようなものがあります。全てのサービスが受けられるバーチャルオフィスはないですが、これだけは譲れないという必要なサービスがあるならチェックしておきましょう！

～バーチャルオフィスのさまざまなサービス～
○住所の利用
○法人登記可
○郵便物・宅配物の受取
○郵便物・宅配物の到着連絡
○郵便物・宅配物の保管
○郵便物・宅配物の転送
○書類保管
○電話転送
○電話代行
○FAX転送
○受付スタッフ常駐
○会議室・商談スペースなどの利用
○株式会社設立代行・合同会社設立代行サービス
○法人登記代行
○記帳代行サービス
○名刺作成
○企業ロゴ作成
○創業支援(創業融資・助成金)/資金調達支援
○法人クレジットカード紹介制度
○法人銀行口座開設のお手伝い
○ホームページ作成
etc…

バーチャルオフィスの選び方で失敗した事例

バーチャルオフィスの選び方をいい加減にしてしまうと、起業したことを後悔することにつながりかねません。失敗に気付いてから別のバーチャルオフィスに切り替えたいとしても、無駄な時間と費用がかかってしまいます。

ここでは、バーチャルオフィスの選び方を失敗してしまった３つの事例についてご紹介します。

失敗事例１. 必要なサービスが無かった

「はじめはお金がなかったので、とにかく格安なバーチャルオフィスを選んだが、会議室か商談室を利用できるバーチャルオフィスにすれば良かった。得意先や顧客を招く場所が無くてとても不便だ」

「携帯電話の番号さえあればいいかと思っていたけれど、会社の固定電話の番号がないことでどうも信用されない。固定電話を貸してくれて携帯電話に転送されるサービスのあるバーチャルオフィスにすれば良かった。」

「定款や株主名簿は会社法に基づいて本店所在地に保管が義務付けられているなんて知らなかった。書類保管サービスがないバーチャルオフィスにしてしまった。どうしよう・・・」

失敗事例２. 雑居ビルやワンルームだった

「雑居ビルにあるバーチャルオフィスを利用していて、サービス的には問題なかったのですが、ビルオーナーの諸事情により所有権が移ってしまったことで、バーチャルオフィス運営会社が立ち退きせざる得なくなった。これにより、そのバーチャルオフィスの利用継続が難しくなり、別のバーチャルオフィスに移ることになった。名刺の変更・ホームページに書かれている住所の変更、固定電話の変更などはもちろん登記の変更もしなければならなくなり、10万円前後の費用を負担することになってしまった。」

「バーチャルオフィスで借りている住所に行ってみるとワンルームだった。これでは取引先からの信用が得られない。もっと高品質なオフィスを構えているバーチャルオフィスを利用するべきだった」

失敗事例３. 受付スタッフがいない

「以前、取引先業者が名刺の住所をみていきなり訪問されました。もちろんバーチャルオフィスですので、事務所どころか人もいない。信用を落としてしまい、ご迷惑をおかけしてしまった。現在は受付対応サービスのあるバーチャルオフィスに移動して安心することができました。」

「前に利用していたバーチャルオフィスでは受付スタッフは常駐しておりませんでした。当社サービスを利用開始されたばかりのお客様が急に訪問され、事務所がないことで「騙された！」と勘違いをされてしまいました。バーチャルオフィスというもの自体を知らないお客様だったので、余計に不信感を与えてしまいました」

バーチャルオフィスの選択ミスを防ぐためにやるべきこと

バーチャルオフィスの選び方で失敗することを防ぐためには、web上の情報だけでなく、様々な方法でバーチャルオフィスの実態を知ることが重要になります。起業を成功させるためにも、次に挙げるようなことも試してみてください。

バーチャルオフィスの評判や口コミを確認する

実際に各バーチャルオフィスを利用している方の生の声を確認しましょう。中には「対応が悪かった」とか、「郵便物が紛失してしまって迷惑だった」などの口コミがあったりします。こういった口コミはいつ書かれたものなのかも大事です。数年前の口コミであれば、既に改善されている可能性があるので、気にし過ぎないようにしましょう。全てを信じてはいけませんが、口コミはバーチャルオフィスを選ぶ際に役立つ１つの方法です。

実際にバーチャルオフィスのある住所に訪問する

【バーチャルオフィスの選び方で失敗した事例】でも記載しておりますが、入会後に借りた住所に行っても手遅れですので、できれば入会する前にその住所に行ってみましょう。立派なオフィスビルであったなら企業の信用やブランドイメージを高めることに繋がりますね。逆に雑居ビルやワンルームであった場合、安定した経営をしているバーチャルオフィスなのかどうか不安ですし、得意先や顧客が訪問されたときに不信感をもたれてしまう危険性がありますので注意しましょう。

サービスが充実しているかを確認する

バーチャルオフィスの中には、住所貸しのサービスしかないところもあれば、ビジネスに必要なサービスをいろいろと用意してあるところもあります。今は必要がなくても将来的に必要なサービスがあるなら、そのサービスが受けられるバーチャルオフィスに入会して、必要な時にオプションでそのサービスを受けられるようにしましょう！

【格安】という言葉だけで決めないで！

バーチャルオフィスには高級バーチャルオフィスと格安バーチャルオフィスの２つに分けられます。基本的には格安バーチャルオフィス(月々約20,00円～約10,000円)を選ぶことが多いのですが、格安といっても月々数百円という激安バーチャルオフィスもございます。激安なことは最高ですが、サービスが充実していなかったり、他にもなにか足りないものがあるのかもしれないと疑ってみることも大切です。もちろん価格が月々2,000円～10,000円以上の格安バーチャルオフィスでも、同じことが言えます。

格安バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点に関しては、下の記事を参考にしてください。